سیستم مدیریت محتوای وب (WCMS) برای ایجاد و مدیریت صفحات وب کاربرد دارد. این سیستم برای کاربرانی که دانش فنی طراحی صفحات وب ندارند این امکان را فراهم می آورد، تا با اطلاعات پایه و اولیه، محتوای صفحات خود را ایجاد و مدیریت نمایند.
سیستم مدیریت محتوا (CMS) برای کاربرانی که با طراحی وب (طراحی وب سایت) آشنایی دارند نیز امکاناتی در جهت تسهیل ایجاد و مدیریت سایت فراهم می نماید. در این روش طراحی (سیستم مدیریت محتوا) اطلاعات سایت از جمله تصاویر، متون و... در پایگاه داده های وب (Data Base) سایت قرار می گیرد.
نرم افزار های مدیریت محتوا (WCMS) مبتنی بر قالب (Template Base) بوده و مدیران سایت با توجه به نیاز خود در هر لحظه امکان تغییر فالب (Template) سایت طراحی شده توسط نرم افزار های مدیریت محتوا را دارا می باشند. مدیران سایت با وارد کردن نام کاربری و رمز عبور خود در بخش مدیریتی نرم افزارهای مدیریت محتوا، و ورود به آن می توانند اطلاعات سایت خود را ایجاد و یا ویرایش(مدیریت) کنند.
سیستم مدیریت محتوا (Content Management system) (CMS) با نرم افزارهای ایجاد وب سایت از جمله Microsoft FrontPage و یا Adobe Dream Weaver تفاوت دارد. این نرم افزارها برای طراحان،برنامه نویسان و توسعه دهندگان وب طراحی شده اند، در صورتیکه نرم افزارهای مدیریت محتوا برای افرادی که اطلاعاتی در مورد طراحی صفحات وب ندارند و توسعه دهندگان (طراحان و برنامه نویسان) ایجاد شده اند.
نرم افزار های مدیریت محتوایی که به خوبی طراحی شده باشند این امکان را فراهم می آورند که گه گاه توسط شرکت تولید کننده خود به روز شده و امکانات و ویژگی های جدیدی به آنها اضافه گردد.
پورتال (پرتال) (Portal) اصطلاحی است برای سایت هایی که پایگاه یا مرکزی برای دستیابی به اطلاعات مختلف از منابع گوناگون می باشند. این سایت ها اطلاعات را از منابع گوناگون جمع آوری نموده و در دسترس کاربران خود قرار می دهند. پورتال ها اغلب امکاناتی را نیز متناسب با فعالیت خود در اختیار کاربران قرار می دهند. برای مثال یک پورتال می تواند امکاناتی چون خبر، امکان ایجاد ایمیل برای کاربران و … را در اختیار آنها قرار دهد. یک نمونه مشهور از پورتال، سایت پرمخاطب Yahoo است. امروزه استفاده از پورتال مخصوصا در موسسات بزرگ و ارگان های دولتی رایج شده است.
پورتال های دولتی اغلب گذرگاهی برای اتصال نرم افزارهای مختلف مورد استفاده در یک ارگان یا موسسه خاص می باشد و بین مدیران، کارمندان و مراجعه کنندگان یک موسسه ارتباط برقرار می کند. در حقیقت یک موسسه یا ارگان بزرگ برای در دسترس عموم قرار دادن اطلاعات خود که اغلب این اطلاعات بسیار متنوع و حجیم می باشند، از پورتال (پرتال) (Portal) استفاده می کند.
پس پورتال گذرگاهی برای دسترسی به سورس های مختلف از اطلاعات است که می تواند مانند سایت هایی چون Yahoo انواع اطلاعات را در دسترس عموم قرار دهد و یا مانند پورتال های سازمانی یا دولتی انواع اطلاعات و امکانات مرتبط با آن سازمان یا ارگان را در اختیار بازدیدکنندگان خود قرار دهد.
از جمله قابلیت‌های برجسته این محصول می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- قابلیت چند زبانه بودن
- تعریف ساختار و چیدمان صفحات بر اساس الگوهای مختلف
- ماجول‌های متنوع
- امکان ایجاد و نصب ماجول‌های سفارشی شده توسط مشتری
- ...